Conditions Générales d’Achat
1. OBJET ET DOMAINE D’APPLICATION
Cette spécification a pour objet de définir les exigences qualité et conditions générales d’achat applicables dans le cadre des achats. Ce document est contractuel. Il est référencé sur nos commandes d’achat, en complément de toute exigence particulière.
2. REFERENTIEL
ISO 9001 / EN 9100
3. OBLIGATION QUALITE
3.1. Obligations générales
- La mise à disposition d’instructions, d’outillages de fabrication ou de contrôle ne décharge pas la responsabilité du fournisseur sur la qualité finale du produit.
- Les fournisseurs qualifiés par nos clients sont tenus de posséder la documentation client en vigueur. Celle-ci ne sera diffusée par la Société TECHWAY que sur demande et qu’à titre d’information. Les autres fournisseurs devront faire la demande de la documentation manquante à la société TECHWAY.
- Le fournisseur doit livrer la quantité spécifiée sur la commande. Toute livraison excédentaire doit faire l’objet d’un accord de la Société TECHWAY.
- Aucune sous-traitance de second rang et aucun changement de lieu de production ne peut être réalisé sans l’accord du Service Qualité de la Société TECHWAY.
- Dans tous les cas de sous-traitance, achats matières ou achats de production, le fournisseur doit répercuter les exigences applicables à toute la chaîne d’approvisionnement y compris les exigences du client. Le fournisseur reste le seul responsable de la conformité de ses achats et sous-traitance aux exigences.
- Le fournisseur s’engage à signaler par écrit toute non-conformité rencontrée en cours de réalisation, de contrôle et d’essais ou après livraison.
- Tout changement important au sein de l’organisation du fournisseur doit être signalée à la Société TECHWAY.
- Les fournisseurs doivent mettre en place un système de management de la qualité basé sur l’ISO 9001 ou équivalent.
- Le fournisseur doit notifier les modifications apportées au produit, aux procédés, à ses fournisseurs, aux installations, et obtenir l’approbation de la Société TECHWAY.
- Le fournisseur doit mettre en œuvre les dispositions pour la prévention, la détection et l’élimination des corps étrangers si nécessaire.
3.2. Revue des exigences
Le fournisseur doit impérativement vérifier la présence de la documentation spécifiée dans les commandes d’achat.
3.3. Maîtrise du produit fourni par le client
Les outillages fournis pour la réalisation des fabrications (outillages de fabrication et de contrôle, …) sont la propriété de la Société TECHWAY ou de son client. Le fournisseur est responsable de leur préservation et doit informer le Service Achats en cas de détérioration ou d’usure inhabituelle.
A l’issue des fabrications, les outillages sont retournés sauf accord particulier entre la Société TECHWAY et le fournisseur.
3.4. Identification, traçabilité, enregistrement et destruction
Le fournisseur doit identifier le produit selon les exigences.
Les informations documentées doivent être conservées et archivées pendant une durée minimale de la vie opérationnelle du produit + 10 ans afin de couvrir les exigences de nos clients.
La destruction des documents est effectuée par broyage à la fin de la période d’archivage.
Sauf accord écrit de la Société TECHWAY, le fournisseur devra fournir lors de la livraison les documents suivants :
3.5. Contrôles et essais
Le fournisseur doit réaliser des contrôles et essais tout au long du processus afin de s’assurer de la conformité par rapport aux exigences spécifiées.
Les enregistrements attestant de la réalisation de ces contrôles et essais doivent être conservés. Ces derniers doivent démontrer si le produit satisfait ou non aux contrôles et essais.
3.6. Non conformités
Le fournisseur doit impérativement signaler à la Société TECHWAY toute non-conformité décelée sur le produit par une identification sur un rapport de contrôle ou une fiche de non-conformité.
Les produits non conformes livrés doivent être impérativement identifiés et séparés du reste du lot.
Lors du contrôle réception par la Société TECHWAY, toute non-conformité signalée ou non par le fournisseur fait l’objet d’une fiche de non-conformité. Cette fiche précisera la décision prise sur les non-conformités décelées avec éventuellement une demande d’action corrective.
Toute décision concernant le produit non conforme doit faire l’objet d’un accord de la Société TECHWAY.
3.7. Demande de dérogation
Les non-conformités détectées par le fournisseur et susceptibles de ne pas générer un refus de la part de TECHWAY doivent faire l’objet avant livraison d’une demande de dérogation avec proposition d’action corrective.
Dans le cas où la demande de dérogation est acceptée par TECHWAY, le fournisseur devra :
- indiquer sur les documents d’accompagnement (déclaration de conformité, bon de livraison, …) la référence de la demande de dérogation acceptée,
- joindre la dérogation validée aux documents d’accompagnement.
Nota : une dérogation non validée jointe avec les pièces ne sera pas prise en compte et fera l’objet d’un traitement de non-conformité.
3.8. Prévention des pièces contrefaites
Afin d’assurer la prévention des pièces contrefaites, les fournisseurs et sous-traitants de la Société TECHWAY doivent notamment :
- former leurs personnels concernés,
- s’approvisionner auprès des sources autorisées,
- exiger auprès de leurs fournisseurs les déclarations de conformité et d’origine adéquats (REACH, RoHs),
- le cas échéant en cas de détection de pièces contrefaites, ou suspectées de l’être, prévenir la Société TECHWAY et isoler les pièces correspondantes.
3.9. Approvisionnement responsable de minerais
Les fournisseurs et sous-traitants de TECHWAY concernés, doivent se conformer aux lois et règlementations applicables concernant l’approvisionnement des minerais (l’étain, le tungstène, le tantale et l’or) en provenance de zone de conflits.
3.10. Sensibilisation
Les fournisseurs et sous-traitants de la Société TECHWAY doivent s’assurer que leurs personnels intervenants dans la mise en œuvre des commandes sont sensibilisés :
- A leur contribution à la conformité du produit
- A leur contribution à la sécurité du produit
- A l’importance d’un comportement éthique
- A leur Contribution à la Conformité aux lois et aux règlements nationaux et internationaux
- Au respect des Conditions de travail et à la valorisation du personnel
- A l’honnêteté et à l’intégrité : promouvoir une démarche responsable
- A la confidentialité des informations et à la protection des données personnelles
- Au maintien des relations de confiance avec nos clients et nos partenaires
- A la responsabilité sociétale liée aux contenus des messages diffusés sur nos supports de communication
3.11. Respect de l’environnement
Les pratiques de fonctionnement interne et d’achat doivent être guidées par le respect de l’environnement et la volonté de diminuer les impacts environnementaux.
Les produits devront être en conformité avec les réglementations internationales, supranationales, européennes, nationales et locales et les normes, notamment en matière d’hygiène, de sécurité et d’environnement concernant les substances et préparations dangereuses (REACH, RoHs, amiante, …).
Le Fournisseur informera chacun de ses Clients de toute non-conformité avec les réglementations telles que susmentionnées. Les recommandations et instructions spécifiques liées à ces éventuelles non-conformités devront être fournies à TECHWAY afin d’assurer la sécurité d’emploi et de mise au rebut des Produits tout au long de leur cycle de vie, fin de vie comprise.
3.12. Pérennité, gestion de l’obsolescence
Le Fournisseur s’engage à notifier toute obsolescence à TECHWAY par écrit dès sa connaissance. Cette notification doit inclure au minimum les éléments suivants :
- le numéro et descriptif de la source obsolescente impliquée,
- la date anticipée d’arrêt de production,
- la date de dernière commande possible.
Le Fournisseur proposera à TECHWAY par écrit dans les quinze (15) jours qui suivent la notification de l’obsolescence une solution adaptée pour remédier à cette dernière.
3.13. Préservation et livraison
Le fournisseur doit mettre en place les moyens nécessaires pour assurer la protection et la préservation des produits.
Sauf spécifications particulières, chaque livraison doit comporter au minimum un bon de livraison indiquant le n° de la commande d’achat, la quantité, les référence et désignation des articles livrés.
Chaque bon de livraison fourni ne doit comporter qu’un seul n° de commande d’achat.
- Un certificat de conformité
- Certificat d’origine et l’HTS code
- Pour les USA, l’ECCN
- Certificat REACH et RoHS
- Dans tous les cas, un bon de livraison comprenant à minima le n° de commande TECHWAY
- Un rapport de contrôle identifiant les non-conformités relevées
Si les documents exigés ne sont pas fournis lors de la livraison, le paiement de la facture sera bloqué jusqu’à réception de ces derniers.
3.14. Surveillance – Audit
Pendant la durée d’exécution de la commande, les personnes habilitées par la Société TECHWAY, les organismes officiels ainsi que le client de la Société TECHWAY, auront libre accès aux locaux du Fournisseur et de ses sous-traitants éventuels ainsi qu’aux documents techniques afférents à la commande.
TECHWAY se réserve le droit de réaliser un audit chez son fournisseur et ses sous-traitants éventuels en fonction de la situation de performance et des problèmes rencontrés.
TECHWAY peut évaluer le fournisseur avec les critères suivants : Monosource ; En provenance d’Angleterre ; Gestion des Obsolescences ; Gestion des Contrefaçons ; OTD ; OQD ; Le Nb de SAV et le Support.
3.15. Archivage
Le fournisseur doit archiver le dossier de fabrication (fiche suiveuse, relevés de contrôle, etc.), les non-conformités et le suivi des appareils de mesure pendant la vie opérationnelle du produit + 10 ans en assurant la lisibilité et la conservation de ces documents.
La perte ou l’impossibilité d’accès à des documents permettant de démontrer la conformité au contrat du produit livré est à signaler sans délai à la Société TECHWAY. La Société TECHWAY se réserve le droit de récupérer les enregistrements concernant les produits et conservés chez le fournisseur et notamment en cas de cessation d’activité.
4. CONDITIONS GENERALES D’ACHAT
4.1. Accusé de réception
Un accusé de réception de commande doit être retourné à la Société TECHWAY dans les 6 jours suivant la réception de commande. A défaut, la commande sera réputée acceptée sans réserve par le Fournisseur.
L’acceptation de la commande de la Société TECHWAY par le Fournisseur implique son adhésion aux présentes conditions générales et renonciation à ses propres conditions quelles que soient les clauses pouvant figurer sur les documents du Fournisseur, y compris les devis, offres, catalogues et tous documents auxquels il serait fait référence dans les conditions particulières de la présente commande.
Aucune modification ne peut être apportée aux conditions générales ou particulières d’une commande sans accord écrit préalable de la Société TECHWAY.
4.2. Contrôle de l’exécution
En cas de recours à la sous-traitance par le Fournisseur, il devra au préalable en informer la Société TECHWAY, laquelle se réserve le droit de s’y opposer.
4.3. Réception
Le transfert de la propriété et des risques a lieu sous réserve de l’acceptation quantitative et qualitative de la fourniture. En cas de non-acceptation, la Société TECHWAY établit un constat de non-conformité, lequel est adressé au Fournisseur. Toute fourniture non conforme est soit remise à la disposition du Fournisseur, soit conservée par la Société TECHWAY moyennant une diminution de prix auprès du Fournisseur responsable.
Les fournitures non acceptées sont renvoyées au fournisseur à ses frais, risques et périls.
4.4. Livraison
Tout produit doit être accompagné d’un bon de livraison et d’une déclaration de conformité (si demandé) précisant le numéro de commande, et les documents demandés dans la commande.
La date de livraison prescrite est la date d’arrivée des produits en notre usine. Sauf stipulation contraire, les produits commandés voyagent aux frais et périls de l’expéditeur.
Les dates de livraisons contractuelles sont impératives. Le Fournisseur s’engage à prévenir la Société TECHWAY immédiatement de tout événement susceptible d’entraîner un retard de livraison et à tout mettre en œuvre pour y remédier.
En cas de non-respect des délais de livraison, la Société TECHWAY peut résilier tout ou en partie de la commande par simple lettre recommandée, sans préjudice de ses droits à tous dommages intérêts.
4.5. Garanties
Le Fournisseur garantit la marchandise livrée contre tout défaut de conception, fabrication ou de matière pendant un délai d’au moins 2 ans à compter de la réception des marchandises ou de leur mise en service. La marchandise défectueuse est retournée au Fournisseur, qui est débité de sa valeur et des frais de retour, sans préjudice de tout autre frais et dommages intérêts dus à la Société TECHWAY.
Un dédommagement pourrait être exigé pour toute pièce non conforme non signalée à la livraison.
Le Fournisseur garantit la Société TECHWAY contre toutes les réclamations des tiers concernant ses études, travaux ou fournitures. Il s’engage à faire son affaire de ces réclamations et à indemniser la Société TECHWAY de tout préjudice directement ou indirectement subi de ce fait.
Les contrôles effectués par les agents de la Société TECHWAY et la surveillance exercée par les services officiels n’exonèrent pas le Fournisseur de ses responsabilités.
4.6. Outillages
Sauf stipulation contraire, les outillages confiés au Fournisseur ou fabriqués par lui pour le compte et aux frais de la Société TECHWAY ou de son client, en totalité ou en partie, ne peuvent être utilisés autrement que pour la réalisation de sa commande.
Le Fournisseur s’engage à assurer la bonne conservation et l’entretien de ces outillages et à nous les retourner, à notre demande pour toute raison. Le Fournisseur s’engage à contracter à cet effet une assurance appropriée.
Ces outillages et matériels restent la propriété de la Société TECHWAY ou de son client et doivent être pourvus par le Fournisseur d’un marquage visible et permanent indiquant cette propriété.
4.7. Propriété industrielle
Le Fournisseur garantit la Société TECHWAY contre toute revendication de tiers en matière de propriété industrielle sur ses fournitures.
La Société TECHWAY conserve la propriété industrielle exclusive des études, plans, documents, outillages qu’elle réalise ou fait réaliser pour l’exécution de la commande, ainsi que celles des matériels fournis lorsque ceux-ci ont un caractère original ou des éléments de nouveauté par rapport à l’état de la technique.
Le Fournisseur s’interdit de divulguer ou d’utiliser à toute autre fin ces documents et outillages et de fabriquer pour tous tiers des matériels identiques ou comportant des éléments empruntés à ces matériels.
4.8. Confidentialité
Le Fournisseur, son personnel et ses sous-traitants éventuels sont tenus au secret professionnel. Il s’engage à ne pas divulguer à des tiers à titre onéreux ou gratuit et sous quelque forme que ce soit, les informations en provenance de l’acheteur ou issues d’un traitement de ces dernières par le Fournisseur, ainsi que la nature des prestations réalisées pour le compte de l’acheteur. Il sera possible de déroger à cet engagement après autorisation écrite entre le Fournisseur et l’acheteur désignant le ou les bénéficiaires de l’information, ainsi que son contenu, et sous réserve que le ou les tiers désignés aient conclu avec le Fournisseur ou l’acheteur un accord de confidentialité dans les termes de la présente clause.
Ne seront pas considérés comme confidentiels :
- Les informations qui sont, à la date des présentes, ou deviendront postérieurement à celles-ci, publiquement connues, sauf si le Fournisseur est à l’origine de la divulgation.
- Les informations divulguées par un tiers, en droit de les communiquer.
L’acheteur pourra confier au Fournisseur des informations soit oralement, soit par écrit (y compris dossiers, graphiques, croquis, plans, pièces, maquettes, …).
Toutes les informations communiquées par l’acheteur seront considérées comme confidentielles par le Fournisseur.
Sont considérées comme tiers, aux termes de cette clause, toutes les personnes morales ou physiques autres que l’acheteur et le Fournisseur, ainsi que toutes les personnes autres que les membres du personnel des parties qui seront amenés, de par leur fonction, à avoir connaissance des informations échangées entre les parties.
Le Fournisseur s’engage à avertir du caractère confidentiel des informations transmises les personnes en droit de les recevoir, et à assumer la responsabilité d’une éventuelle divulgation survenant du fait d’un ou de plusieurs membres de son personnel.
4.9. Factures et règlements
Les factures doivent parvenir à la Société TECHWAY et doivent comporter les références de la commande.
Les règlements de la Société TECHWAY sont effectués sur présentation de la facture ou du relevé de factures, par virement à 30 jours fin de mois, date de facture sauf accord particulier.
Les factures sont réglées sous déduction de la valeur des marchandises non acceptées et après réception de l’avoir correspondant. Toutefois, les règlements effectués ne constituent pas une reconnaissance de la qualité des fournitures.
4.10. Assurances
Sans limiter en aucune façon la responsabilité encourue par le Fournisseur, le Fournisseur souscrira et maintiendra auprès d’assureurs notoires, les polices d’assurance présentant des garanties et capitaux appropriés, eu égard aux risques Responsabilité Civile avant livraison, Responsabilité Civile après livraison, Responsabilité Civile Professionnelle, encourus et pour la durée totale desdits risques.
Le Fournisseur produira sur demande de chaque Client et au moins une fois par année, tous certificats d’assurance établis et signés par ses assureurs sur l’ensemble des polices d’assurances souscrites et attestant de l’existence, de la couverture et de la validité de l’assurance.
Le Fournisseur déclarera à ses assureurs la nature exacte et complète de ses activités et s’acquittera du paiement de ses primes dans les délais.
4.11. Contrôle des exportations
Le Fournisseur respectera en toutes circonstances les réglementations et lois nationales, internationales et supranationales applicables en matière de contrôle des exportations, de défense nationale et de protection des intérêts stratégiques nationaux.
Le Fournisseur s’interdit d’utiliser pour la fabrication ou la réalisation des Livrables, des biens matériels ou immatériels (logiciel, progiciel, outils de fabrication, documentation, donnée, technologie, procédé, savoir-faire, etc.) contrôlés par la réglementation Américaine dite ITAR (« United States of America International Traffic in Arms Regulations ») ou toute autre réglementation qui pourrait avoir un impact sur :
- les droits d’un client à exporter, réexporter ou transférer les pièces ou matériels,
- l’environnement de fonctionnement des pièces ou matériels,
- les droits attachés aux données contenues dans les pièces ou matériels.
4.12. Résiliation
Nous nous réservons le droit d’annuler tout ou partie de la commande et sans indemnité dans l’éventualité où le Fournisseur refuse ou est incapable de remplir ses obligations techniques ou commerciales conformément aux conditions de ladite commande.
Dans le cas ci-dessus, les arrhes ou acomptes versés deviendront immédiatement exigibles et devront être restitués à la Société TECHWAY sans délai.
4.13. Litiges
De convention express entre les parties, le Tribunal de Commerce d’Évry (91 – France) sera seul compétent.